Aufgrund der Ergebnisse der Fortschreibung der Stellenbemessung im Jahr 2014 sowie der anstehenden Bauprojekte in den kommenden Jahren wird für den Fachdienst Liegenschaften im Stellenplan zunächst für die Dauer von 2 Jahren (KW 2019)  eine zusätzliche Vollzeitstelle für eine technische Beschäftigte/ einen technischen Beschäftigten der Entgeltgruppe 11 TVöD eingerichtet.

Sachverhalt

Der Fachdienst Liegenschaften wurde im Rahmen der Fortschreibung der Stellenbemessung 2014 durch den Fachdienst Service untersucht. Dabei wurde festgestellt, dass ein Vollzugsdefizit in Höhe von insgesamt 4,73 VZÄ besteht.  Auf das Defizit entfallen 2,01 Stellen auf den gehobenen Dienst (gD) allgemeine Verwaltung sowie 2,44 Stellen auf den gD für technische Angestellte/Bauingenieure. Teilweise überschneiden sich diese Aufgaben z.B. bei der Projektleitung von Vorhaben, so dass das Defizit beider Bereiche in Höhe von 4,45 Stellen berücksichtigt werden sollte.

Ein Teil der Vollzugsdefizite beider Gruppen wird durch Einrichtung und Besetzung der Stelle einer technischen Leitung seit August 2015 aufgearbeitet.  Darüber hinaus wurde mit freien Stellenanteilen ein Techniker für die Erledigung von Routinearbeiten im Fachdienst Liegenschaften eingesetzt.

Dieser Techniker nimmt künftig allerdings auch mit ca. 20 % die Aufgaben eines Brandschutzbeauftragten wahr, so dass für die Routinearbeiten noch ca. 80 % seiner Arbeitszeit zur Verfügung stehen.

Berücksichtigt man diese Stellen bei den Vollzugsdefiziten verbleibt immer noch ein Defizit in Höhe von 2,65 VZÄ.

Zu berücksichtigen ist weiterhin, dass ein Teil der Vollzugsdefizite nach Abarbeitung entfällt bzw. sich für einen Teil dieser Defizite der Aufwand nach Aufarbeitung reduzieren wird. Allerdings gibt es auch Vollzugsdefizite, die aufgrund fehlender Erfahrungswerte noch nicht in die Stellenbemessung eingeflossen sind.

Die Stellenbemessung setzt sich zudem mit den Bauprojekten des FD 115 in die Vergangenheit gerichtet auseinander. Hier wird – auch im Hinblick auf die angestrebte Inspektionsstrategie – eine Betrachtung der zu erwartenden Projekte in die Zukunft und damit der zur Abwicklung dieser Projekte erforderlichen personellen Ressourcen notwendig (mittelfristige Maßnahmeplanung). Dabei muss abgeschätzt werden, ob und inwieweit die Vorjahresprojekte mit den zu erwartenden Projekten vergleichbar sind.

Ein Teil der ausgewiesenen Vollzugsdefizite kann durch Beauftragung Dritter noch einmal deutlich reduziert werden. Hierzu gehört beispielsweise die Digitalisierung bzw. Erstellung von aktuellen Plänen. Für eine detaillierte Betrachtung wäre eine kritische Auseinandersetzung mit den zu erledigenden Aufgaben erforderlich. Dieser Prozess wurde im Fachdienst Liegenschaften bisher noch nicht durchgeführt.

Wie mit Vorlage 2016/036 dargestellt, erfordert das Kommunalinvestitionspaket (KIP) zur optimalen Ausnutzung der Förderhöchstsumme, die energetische Sanierung des Verwaltungsgebäudes in der Rühmkorffstraße, die frühestens für das Jahr 2017 geplant war, vorzuziehen.

Die Maßnahmeplanung für das Jahr 2016 ist mit der Haushaltsplanung bereits verabschiedet worden. Das Programm für die Projekte ist auf die personellen Ressourcen abgestimmt und bietet nur einen kleinen Spielraum für unvorhergesehenes.  Es wird nicht möglich sein, hierneben noch die Sanierung der Rühmkorffstraße durchzuführen.

Es gibt daher zur Umsetzung des KIP letztlich zwei Varianten:

Ø  Erarbeitung von Vorschlägen zur Verschiebung bereits geplanter Maßnahmen zur nächsten AFL-Sitzung

Ø  vorübergehende personelle Verstärkung des Fachdienstes Liegenschaften

Viele Projekte sind bereits begonnen oder müssen aufgrund bestehender Verpflichtungen zu bestimmten Zeiten abgearbeitet werden wie z.B. die Brandschutzsanierung des Gymnasiums in Stolzenau. Auch sind Projekte mit der Übergabe von Gebäuden noch nicht abgeschlossen. So werden der Neubau der IGS sowie der zentralen Bushaltestelle für BBS und IGS sich bis in das Jahr 2017 erstrecken.

Weiterhin ist absehbar, dass der Fachdienst Liegenschaften in den kommenden Jahren noch erhebliche Projekte abwickeln muss. Hierzu zählen Umbau bzw. Neubau der FTZ, Sanierung der BBS (mit Ausnahme des C-Traktes), Sanierung der OBS Marklohe und ggf. je nach Beschluss Neubau einer Sek. II für die IGS.

Angesichts des eng bemessenen zeitlichen Korridors für die Abwicklung der zu fördernden Maßnahmen wird daher empfohlen, vorübergehend die personellen Ressourcen um eine Vollzeitstelle aufzustocken. So könnten zusätzliche Maßnahmen über das Programm abgewickelt werden und die ohnehin bestehenden Rückstände des Fachdienstes weiter abgearbeitet werden.

Die Maßnahmen aus dem Förderprogramm müssen 2018 abgeschlossen werden. Die Abrechnung kann bis Ende 2019 erfolgen. Eine sachgrundlose Befristung ist für maximal 2 Jahre möglich. Daher soll eine Befristung von zunächst 2 Jahren vorgesehen werden.

Die Kosten für eine Stelle der Entgeltgruppe 11 TVöD betragen rd. 70.000 € pro Jahr.