a)    Der Ausschuss für Liegenschaften unterstützt die Stellenplananforderung des Fachdienstes Liegenschaften

b)    Die Verwaltung wird ermächtigt, Verhandlungen mit der Samtgemeinde Uchte zur Betreuung der Investitionsmaßnahme an der OBS Uchte aufzunehmen.

Sachverhalt

Der Fachdienst Liegenschaften steht vor der Herausforderung, den Gebäudebestand des Landkreises Nienburg/Weser zukunftsfähig weiterzuentwickeln und gleichzeitig seiner Betreiberverantwortung im Gebäudemanagement gerecht zu werden.

In den zurückliegenden Jahren sind wesentliche strategische Entscheidungen zur Ordnung des Gebäudeportfolios des Landkreises getroffen worden. Diese haben sich u.a. mit den Planungen zum Bildungscampus, dem Neubau der Feuerwehrtechnischen Zentrale (FTZ), dem Neuaufbau der OBS Marklohe und dem beabsichtigten Neubau des Kreishauses C weiter verdichtet.

Parallel zu diesen strategischen Entscheidungen haben die Themen der „energetischen Sanierung“, der „Energieversorgungkonzepte“ und der „Klimaneutralität“ – nicht zuletzt unter dem Eindruck des zunehmend spürbaren Klimawandels und der mit dem Ukrainekrieg einhergehenden Energiekrise – massiv an Bedeutung und zugleich Komplexität gewonnen. Mittelfristig bedeutet dies, dass auch für den bisher nicht betrachteten Gebäudebestand Sanierungs- und Energieversorgungsstrategien entwickelt und umgesetzt werden müssen.

Trotz Erhöhung der Personalkapazitäten im Zuge der Entscheidungen zum Bildungscampus und zur FTZ um jeweils eine technische Stelle, ist aus Sicht der Verwaltung festzustellen, dass mit dem derzeitigen Personalbestand eine angemessene Betreuung der Gebäude und Projekte bzw. die strategische Weiterentwicklung nicht vertretbar gelingen kann.

In der mittelfristigen Investitionsplanung sind neben der baulichen Unterhaltung für die Jahre 2024-2027 Investitionen in einer Größenordnung von 72 Mio. € veranschlagt. Gleichzeitig sind zwischenzeitlich Haushaltsreste in einer Größenordnung von 14 Mio. € für politisch beschlossene aber noch nicht realisierte Investitionsmaßnahmen aufgelaufen.

Mit nicht eingeplanten Maßnahmen, wie z. B. der Sanierung eines Gebäudeteils der OBS Loccum und der umfangreichen Brandschutzsanierung der OBS Uchte hat sich diese Situation weiter verschärft.

Auch die stetig steigenden Anforderungen und Verantwortlichkeiten, die sich aus dem Betrieb der Gebäude und der gebäudetechnischer Anlagen sowie aus der Nutzung von Arbeitsstätten ergeben, binden mehr Kapazitäten als zur Verfügung stehen.

Im Ergebnis führt dies dazu, dass

-          Projekte und Maßnahmen nicht im geplanten Zeitrahmen begonnen bzw. abgeschlossen werden können,

-          nicht ausreichend Kapazitäten zur angemessenen Steuerung der (Groß-)Projekte zur Verfügung stehen,

-          strategische Fragestellungen und Konzepte nicht adäquat bearbeitet werden - und -

-          die Verantwortlichkeiten im Gebäudemanagement nicht angemessen wahrgenommen werden können.

Aus dieser für alle Seiten nicht zufriedenstellenden Situation leiten sich auch Haftungs- und Kostenrisiken ab, denen zwingend entgegengetreten werden sollte.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt die Verwaltung, die Personalausstattung im Fachdienst Liegenschaften deutlich um 3, 5 VZÄe aufzustocken und die Betreuung der Brandschutzsanierung der OBS Uchte personell der Samtgemeinde Uchte zu übertragen.

Für den Stellenplan 2024 wird die Verwaltung folgende Stellen für den Fachdienst Liegenschaften anmelden, um den Fachdienst personell und fachlich zu stärken und eine Neuzuordnung von Aufgaben zu ermöglichen:

a)    1,0 VZÄ Architekt:in für die Projektsteuerung (EG 12)

Um die Vielzahl der geplanten Baumaßnahmen und -projekte adäquat steuern und die bauherrenseitigen Aufgaben der Projektleitung und -steuerung verlässlich sicherstellen zu können, bedarf es eines hohen Koordinierungsaufwandes innerhalb des Fachdienstes und entsprechender personeller Kapazitäten innerhalb der Projekte.

Die Steuerung innerhalb des Fachdienstes obliegt der Fachdienstleiterin, die derzeit zugleich Teamleiterin des Teams „Technisches Gebäudemanagement“ und Projektleiterin in den Großprojekten ist. Um die Aufgaben verantwortbar wahrnehmen zu können, bedarf es einer adäquaten Unterstützung in der Steuerungsfunktion und der Umverteilung von Aufgaben innerhalb des Fachdienstes.     

b)    2,0 VZÄ Technische Mitarbeiter:in Technische Gebäudeausrüstung (EG 10)

Die technischen Mitarbeiter:innen im Gebäudemanagement sind für die Instandhaltung der kreiseigenen Gebäude verantwortlich. Als Ingenieure der Fachrichtungen Architektur, Innenarchitektur und Bauingenieurwesen (nachfolgend zusammenfassend als „Architekten“ bezeichnet) verfügen sie über die Qualifikation, Instandhaltungsarbeiten selber zu planen und deren Durchführung zu überwachen. Bei größeren Projekten werden hierfür externe Planungsbüros beauftragt. Hierbei übernehmen die Architekten die Rolle der bauherrenseitigen Projektleitung und -steuerung.

Ihre fachliche Expertise liegt im Bereich der Baukonstruktion und der Gesamtkoordination. Für die Planung und Instandhaltung der technischen Anlagen müssen externe Fachplaner hinzugezogen werden, die über ein abgeschlossenes Ingenieurstudium in den entsprechenden Fachdisziplinen verfügen (z. B. Elektrotechnik, Versorgungstechnik usw.). Bei kleineren Instandhaltungsarbeiten an den technischen Anlagen sowie bei deren Wartung erfolgt die fachliche Einschätzung durch Handwerksfirmen.

In den letzten Jahren kommt der technischen Ausstattung der Gebäude (TGA) in nahezu jeder Baumaßnahme wachsende Bedeutung zu. Dies reicht von der Gebäudeheizung über das Trinkwassernetz, Belüftung, Elektrotechnik und Energieversorgung bis hin zu Gebäudeautomation und sämtlichen Sicherheitstechnischen Anlagen. 

Gleichzeitig steigen mit der zunehmenden Anzahl und Bedeutung der technischen Anlagen auch die Anforderungen an deren Instandhaltung und die Betreiberpflichten. Die damit verbundenen umfassenden Prüf-, Wartungs-, Dokumentations- und Instandhaltungspflichten binden in großem und zunehmendem Umfang Kapazitäten der Architekten, die für diese Aufgaben nicht über die erforderliche Expertise verfügen. Zu den prüfpflichtigen Anlagen zählen u.a. Aufzugs-, Brandmelde- und Alarmierungsanlagen, Rauchabzugs- und Lüftungsanlagen sowie Anlagen, die der Sicherheitsbeleuchtung und Stromversorgung dienen.

Momentan ist der Landkreis bei der Definition der Anforderung, bei der Planung und beim Betrieb der technischen Anlagen vollständig auf die fachliche Bewertung externer Planer oder Fachfirmen angewiesen und damit von deren Einschätzung abhängig. Gleichzeitig entwickelt sich ein zunehmendes Defizit bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, das mit dem vorhandenen Personal nicht aufgefangen werden kann.

Um die Betreiberverantwortung fachlich angemessenen wahrnehmen zu können, die Architekten von den Aufgaben zu entlasten und in den Maßnahmen fachlich unterstützend mitwirken zu können, besteht der Bedarf an 1,0 VZÄ Technische:r Mitarbeiter:in im Bereich Elektrotechnik und 1,0 VZÄ Technischer Mitarbeiter:in im Bereich Heizungs-, Lüftungs-, Sanitärtechnik. 

c)    0,5 VZÄ Sachbearbeitung Controlling (A10)

Die Personalanteile im kaufmännischen Gebäudemanagement reichen nicht aus, um konzeptionelle Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Gebäudemanagements und des Facility-Management-Systems voranzubringen sowie das Finanzcontrolling für die Unterhaltungs- und Baumaßnahmen angemessen zu bedienen. Durch eine Aufstockung in der Sachbearbeitung sollen hierfür entsprechende Kapazitäten geschaffen werden.   

Daneben empfiehlt die Verwaltung, mit der Samtgemeinde Uchte eine Vereinbarung zur Betreuung der Investitionsmaßnahme „Modernisierung der OBS Uchte“ zu verhandeln und abzuschließen.

Auf Basis der bestehenden Schulverwaltungsvereinbarung betreut die Samtgemeinde Uchte bereits die bauliche Unterhaltung des Gebäudekomplexes. Finanziell wird mit der Schulverwaltungs-vereinbarung dabei ein Stellenanteil von ungefähr 0,25 VZÄ für einen betreuenden Architekten erstattet, der die Grundbetreuung abdeckt.

Für die Modernisierung OBS Uchte sind nach einer ersten orientierenden Kostenschätzung rund 18 Mio. € zu veranschlagen. Die Maßnahme soll parallel zum laufenden Schulbetrieb realisiert werden und wird daher in mehreren Bauabschnitten vollzogen. Die Planung soll 2024 aufgenommen werden. Mit einem Abschluss der Maßnahme ist 2029/2030 zu rechnen.

Für die Betreuung der Maßnahme ist für die Bauherrenleistung der Projektleitung und -steuerung über die Jahre von einem durchschnittlichen Personalbedarf in einer Größenordnung von 0,75 VZÄ zu rechnen.

Die Samtgemeinde verfügt nicht über die nötige Personalressource, wäre aber grundsätzlich bereit, diese zu schaffen, sofern der Landkreis die Kosten des zusätzlichen Stellenanteils übernimmt. Details wären bei grundsätzlicher Zustimmung der Kreisgremien entsprechend zu verhandeln.

Obwohl die Leistung der Samtgemeinde ab 2025 ggf. MwSt.-pflichtig werden kann, sprechen  aus Sicht der Verwaltung die bereits laufende bauliche Betreuung der OBS durch die Samtgemeinde, die hier ebenfalls fehlenden Personalkapazitäten sowie die räumliche Entfernung für eine Übertragung der Aufgabe.